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WLAN-Drucker einrichten – Vorgehen und Problemlösungen

Stromkabel wird an Drucker angestecktLästige Kabel ade! Das ist der große Vorzug, wenn du einen WLAN-Drucker einrichten und künftig im Netzwerk drucken wirst. Das ist nicht nur in Unternehmen praktisch und bequem. Auch in Familien oder Wohngemeinschaften (WGs), die mit mehreren Rechnern – egal ob mit PC oder Laptop – einen Drucker ansteuern wollen, hat sich das Einbinden eines Druckers ins Netzwerk per WLAN bewährt.

Wir haben für dich kompakt zusammengestellt, was du beim Einrichten eines WLAN-Druckers benötigst, wie du es durchführst, welche Einstellungen notwendig sind und an welchen Stellen Probleme entstehen können plus Lösungsmöglichkeiten.

Darüber hinaus geben wir dir zusätzlich einen Lösungsvorschlag mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du einen USB-Drucker, der nicht WLAN-fähig ist, von mehreren PCs aus ohne Kabel im Netzwerk einrichten und nutzen kannst.

Was du benötigst, bevor du einen WLAN-Drucker einrichten kannst

Drei Komponenten sind notwendig, um einen Netzwerkdrucker ins WLAN einzubinden:

  • Router mit WLANRouter mit WLAN-Funktion: Moderne Router beherrschen heute nahezu alle, dass mit ihm ein Funknetz eingerichtet werden kann. Falls dein Router wider Erwarten nicht WLAN-fähig sein sollte, benötigst du einen neuen. Frage in einem solchen Fall bei deinem Internet-Provider nach, normalerweise tauscht dieser gerne den Router gegen ein entsprechendes Gerät aus, gegebenenfalls musst du eine Gebühr oder einen (Teil-)Betrag für den Router entrichten. Oder du erwirbst selbst einen neuen Internet-Router wie beispielsweise eine FRITZBox von AVM. Mit aktuellen Routern wird das WLAN-Drucker einrichten bequem und zügig erledigt.
  • WLAN-fähiges LaptopComputer mit WLAN-Modul: Alle Computer, die den WLAN-Drucker bedienen sollen, müssen eine WLAN-Funktion besitzen. Bei Laptops ist das in den allermeisten Fällen gegeben. Einen Computer kannst du gegebenenfalls mit einem WLAN-Stick per USB-Anschluss oder – falls du es dir zutraust – mit einer WLAN-Karte innerhalb der PC-Hardware an einem freien PCI-Steckplatz nachrüsten. Damit wäre die zweite Voraussetzung fürs WLAN-Drucker einrichten gegeben.
  • WLAN-fähiger DruckerWLAN-fähiger Drucker: Ein Drucker, der in ein WLAN eingebunden werden soll, muss natürlich technisch dazu in der Lage sein und eine WiFi-Schnittstelle besitzen. Gegebenenfalls musst du also einen WLAN-Drucker kaufen oder du fasst die weiter unten geschilderte Lösung für USB-Drucker als Netzwerkdrucker mit WLAN ins Auge.

 

Tipp: Um den großen Vorteil eines WLAN-Druckers oder Multifunktionsgeräts bequem nutzen zu können, sollte er im Standby-Modus betrieben werden, sodass er jederzeit Druckaufträge ausführen kann. Da allerdings unser SUPERPATRON die Umwelt schützen und den Planeten etwas besser machen will, hat er einen Rat für dich, falls du einen neuen WLAN-Drucker kaufen möchtest: Achte besonders auf seinen Energieverbrauch im Standby-Modus. So sparst du nicht nur Ressourcen, sondern auch Stromkosten. Das senkt deine Druckkosten und verhilft zum sparsamen Drucken. Solche modernen WLAN-Drucker weisen zusätzlich meist weitere umweltfreundliche und kostenfreundliche Spezifikationen auf. Ein guter Hinweis darauf ist unter anderem das Umweltsiegel "Blauer Engel".

Der passende Standort für WLAN-Drucker

Damit es zu keinen Empfangsproblemen kommt, musst du deinen WLAN-Drucker oder dein WLAN-fähiges Multifunktionsgerät so aufstellen, dass ein guter WLAN-Empfang gewährleistet ist.

  • Wähle einen Ort, der möglichst nah am Router liegt. Je weiter die Geräte voneinander entfernt stehen, desto schwächer ist das WLAN-Signal.
  • Stahlbetonwände schwächen ebenfalls das WLAN-Signal.
  • Räume, in denen es zu hoher Luftfeuchtigkeit kommen kann wie beispielsweise in der Küche, sind ebenfalls schlecht gewählt.
  • Das Problem, dass Küchengeräte wie insbesondere eine Mikrowelle das Signal stören, solltest du mit ausreichend Abstand auch vermeiden. 

Tipp: Falls du den Drucker noch auf deinem Rechner einrichten musst, ist es gegebenenfalls notwendig, ihn dafür mit einem Druckerkabel (USB-Kabel) zu verbinden. Führe am besten erst die Installation des Treibers durch, falls dein WLAN-Drucker weiter entfernt von einem stationären Rechner aufgestellt werden soll, bevor du ihn an seinem endgültigen Platz aufbaust.

Jetzt kann es losgehen mit dem WLAN-Drucker-Einrichten!

WLAN-Drucker am Rechner einrichten und WLAN-Verbindung herstellen

Den Drucker am PC / Laptop einrichten

Du musst zunächst den Drucker und seinen Treiber auf deinem Rechner oder Laptop installieren, bevor es an den eigentlichen Anschluss ans Netzwerk geht. Dafür brauchst du:

  • die Bedienungsanleitung des Druckers
  • die Treiber-CD, die dem Gerät beilag (alternativ lädst du den Treiber von der Herstellerseite herunter)
  • meist ein USB-Kabel (Druckerkabel), um den Drucker kurzfristig mit deinem PC zu verbinden (dieses gehört im Normalfall als Druckerzubehör zu deinem Laserdrucker)
  • meist Name deines WLAN-Netzwerkes und Passwort

Befolge die Anweisungen der Druckeranleitung für die Installation. Wir haben zudem bereits Informationen zur Druckerinstallation für dich zusammengestellt, falls du Hilfe benötigst.

Wichtig: Auf jedem Rechner, der auf den WLAN-Drucker Zugriff haben soll, musst du die Treiber-Software des Druckers installieren, damit die Kommunikation klappt und somit auch die Übertragung von Druckaufträgen. Natürlich müssen alle Geräte ins gleiche WLAN eingebunden sein.

Tipp: Normalerweise wirst du während des Installationsprozesses deines Druckers aufgefordert, ihn und deinen Rechner mit einem Druckerkabel zu verbinden, was allerdings bei sehr modernen Druckern verschiedener Hersteller nicht der Fall sein muss. Du kannst dieses Kabel anschließend wieder entfernen und es wird später nicht mehr gebraucht.

Den Drucker ins Wireless-LAN einbinden ...

... während der Installation am PC:

Während des Installationsprozesses des Druckers (Treiber installieren und gegebenenfalls weitere vom Druckerhersteller zur Verfügung gestellter Software) wird meist bereits am PC abgefragt, ob eine WLAN-Verbindung gewünscht ist. Das bestätigst du in den angebotenen Einstellungen und folgst den weiteren Anweisungen.

... am WLAN-Drucker:

Je nach WLAN-Drucker kannst du die Verbindung ins WLAN über das Bedienfeld auch am Gerät selbst vornehmen. Im Normalfall gelangst du zu diesem Menü-Punkt am Druckerbedienfeld über eine Menü-Taste oder die Start-Taste. Meist ist bei dieser Option angezeigt, zuerst den Drucker mit deinem WLAN zu verbinden, bevor du das Gerät am Rechner installierst und einrichtest.

... per WPS-Schnellverbindung:

Falls dein WLAN-Drucker die Möglichkeit bietet, kannst du ihn per WPS (Wi-Fi Protected Setup) verbinden. Diese Funktion muss der Router entsprechend ebenfalls unterstützen und eine WPS-Taste physisch aufweisen. Natürlich musst du auch die WPS-Schnellverbindung in den Router-Einstellungen meist im Bereich "WLAN-Sicherheit" erlauben. Eventuell benötigst du für eine WPS-Verbindung eine PIN, die du normalerweise im Router-Menü oder aber auch bequem am Gehäuse des Routers findest. Die PIN besteht aus acht Stellen. Informationen zu WPS findest du in den Gerätebeschreibungen von Drucker und Router.

Bei der WPS-Verbindung musst du normalerweise zunächst am Router die WPS-Taste (für eine gewisse Zeit) drücken, bis LED blinken, im Anschluss kannst du die WPS-Taste am Drucker (für eine gewisse Zeit) drücken, um den Vorgang zu aktivieren. Nun tauschen der Router und der WLAN-Drucker die notwendigen Daten für eine WLAN-Verbindung aus.

Hier ein Beispiel-Video, wie eine WPS-Verbindung ablaufen kann:

Auf welchem Weg auch immer: Wenn dein Drucker erfolgreich ins Funknetz eingebunden ist, siehst du am Drucker ein LED-Lämpchen beim WLAN-Symbol leuchten. Dieser essentielle Schritt des Einrichtens als WLAN-Drucker hat geklappt!

Hinweis: Ein WLAN-Drucker kann zwar problemlos gleichzeitig per USB-Verbindung von einem Rechner genutzt werden. Besitzt dein Drucker jedoch zusätzlich eine LAN-Schnittstelle, kannst du ihn nicht als WLAN- und LAN-Drucker gleichzeitig verwenden. Hier ist die Devise: entweder – oder!

Mögliche Probleme mit dem WLAN-Drucker und Lösungsansätze

WLAN-Drucker kann nicht ins WLAN eingebunden werden

Du hast dich genau an die Bedienungsanleitung deines WLAN-Drucker gehalten, aber er findet keinen Zugang in dein WLAN?

Stelle zuerst sicher, dass dein Drucker oder Multifunktionsgerät vom Router das WLAN-Signal empfangen kann. Dazu haben wir zu Beginn dieses Beitrags bereits Tipps zum richtigen Standort für WLAN-Drucker gegeben.

Sollte der WLAN-Empfang gewährleistet sein, können Einstellungen innerhalb der Router-Software verhindern, dass sich dein Drucker mit dem WLAN verbindet. Gehe daher über den Browser in die Router-Einstellungen und überprüfe und passe gegebenenfalls die Konfiguration an:

  • Konfigurations-Problem: MAC-Filterung

Die MAC-Adresse wird auch physikalische Adresse genannt und dient der eindeutigen Identifikation von Geräten im Heimnetzwerk. Ist die MAC-Filterung aktiviert, lässt der Router nur Geräte zu, deren MAC-Adressen er kennt. Dies dient der Sicherheit des Heimnetzwerks, damit sich Dritte darüber keinen Zugang verschaffen können.

Von Werksseite ist die MAC-Filterung des Routers meist deaktiviert, trotzdem solltest du bei Verbindungsproblemen mit deinem WLAN-Drucker überprüfen, ob sie nicht doch aktiviert worden ist. Das machst du in der Bedienoberfläche deines Routers im Browser. Ziehe das Handbuch oder die Support-Webseiten deines Router-Herstellers zu Rate, wie du die MAC-Filterung prüfst.

1. Option: Ist die MAC-Filterung aktiv, dann könntest du sie einfach abschalten. Allerdings wäre dein Heimnetzwerk dadurch anfälliger für Sicherheitsprobleme. Das ist also weniger empfehlenswert.

2. und bessere Option: Du kannst die MAC-Adresse deines Druckers oder Multifunktionsgeräts in die Liste der zugelassenen Netzwerkgeräte eintragen. Die MAC-Adresse findest du meist am Gerät selbst in Form eines Aufklebers mit Seriennummer etc. Sie besteht aus 12 Ziffern, die in Zweierblöcken dargestellt werden. Du kannst auch im Handbuch deines Druckers nachsehen, ob dort die MAC-Adresse eingetragen ist. Die Option, die MAC-Adresse einzutragen, findest du bei vielen Routern unter "WLAN" und "Sicherheit".

  • Konfigurations-Problem: IP-Adresse

Die IP-Adresse wird normalerweise von deinem System automatisch zugewiesen und darf nur jeweils einmal vorkommen. Sie ist notwendig, damit dein Rechner deinen Drucker per WLAN ansteuern kann. Durch verschiedene Umstände kommt es zu Überschneidungen und damit verbundenen Problemen, da der Router regelmäßig neue IP-Adressen über DHCP (Dynamic Host Configuration Protocol) zuweist. Die Folge: Dein Computer kann den WLAN-Drucker nicht ansprechen.

Du kannst bei Verbindungsproblemen mit deinem WLAN-Drucker die IP-Konfiguration im Router unter dem Menü-Punkt „LAN“ oder „Netzwerk“ überprüfen. Lies dazu in der Bedienungsanleitung deines Routers nach oder nutze die Online-Hilfe des Router-Herstellers.

Tipp: Um auch künftig ein IP-Adressen-Problem zu vermeiden, kannst du deinem WLAN-Drucker eine feste (statische) IP-Adresse zuweisen. Informationen dazu findest du in unserem Beitrag mit Hilfen zur Statusmeldung „Drucker offline“ im Abschnitt über wechselnde IP-Adressen.

Firewall blockiert deinen WLAN-Drucker bzw. Druckaufträge

Symbolbild Firewall (Sicherheitssoftware am Computer)Unter Umständen kann auch die Firewall, also deine Sicherheitssoftware am Rechner, schuld sein, wenn der WLAN-Drucker Druckaufträge nicht ausführt. Am einfachsten kontrollierst du das, indem du kurzfristig die Firewall abschaltest. Bitte aktiviere sie jedoch nach diesem Test wieder, damit dein System weiterhin vor Malware (Schadsoftware wie Viren etc.) geschützt ist!

Ist die Firewall verantwortlich, kannst du Einstellungen an deiner Sicherheitssoftware vornehmen, die das Problem beheben. Beispielsweise kann angeboten sein, dass du deinen Drucker in eine so genannte „Vertrauenszone“ der Firewall integrierst. Lies dazu in der Anleitung deiner Software nach oder nutze den Online-Support des Software-Herstellers. Falls die Einstellung der Firewall auf "hoch" gesetzt ist, versuche ob die Sicherheits-Einstellung "mittel" Abhilfe schafft und dein WLAN-Drucker nicht mehr blockiert wird.

Mit nicht WLAN-fähigen Druckern (USB-Druckern) im Heimnetzwerk drucken

Falls du einen Drucker besitzt, der keine Wi-Fi-Schnittstelle besitzt, bietet sich dir die Möglichkeit an, ihn an den Router anzuschließen und ihn über diesen drahtlos anzusteuern. Es ist also möglich, einen nicht zu alten USB-Drucker als WLAN-Drucker zu verwenden.

Wichtig dabei ist, dass dein WLAN-Drucker nicht – falls vorhanden – per USB-Fernanschluss angeschlossen wird, denn dadurch könnte nur ein Rechner auf den Drucker zugreifen. Deaktiviere daher unter Umständen den „USB-Fernanschluss“.

Schritt-für-Schritt-Anleitung - So schließt du einen USB-Drucker an deinen Router an und konfigurierst ihn unter Windows als Netzwerkdrucker:

  1. Schließe deinen Drucker an den Router per USB-Kabel an.
  2. Rufe die Benutzeroberfläche über deinen Browser auf und logge dich in deinem Router ein.
  3. Überprüfe bei „Heimnetz“, ob unter dem Punkt „USB-Geräte“ dein Drucker bereits aufgeführt wird. Falls nicht: Teste einen anderen USB-Port deines Routers oder stecke das Kabel mehrfach aus und ein. So banal das klingt, meist hilft das.
  4. Jetzt musst du an deinem Rechner Konfigurationen vornehmen. Gehe dazu über die Systemsteuerung deines PC zu „Geräte und Drucker“.
  5. Wähle „Drucker hinzufügen“.
  6. Wähle „Einen Netzwerk-, Drahtlos- oder Bluetooth-Drucker hinzufügen“.
  7. Klicke auf „Der gesuchte Drucker ist nicht aufgeführt“.
  8. Wähle „Drucker unter Verwendung einer TCP/IP-Adresse oder eines Hostnamens hinzufügen“ und klicke „Weiter“.
  9. Bei Gerätetyp wählst du „TCP/IP-Gerät“.
  10. Bei Hostname oder IP-Adresse gibst du Adresse des Router-Menüs ein, bspw. bei einer FRITZBox „fritz.box“.
  11. Das Häkchen bei „Den Drucker abfragen und den zu verwendenden Treiber automatisch auswählen“ ist gesetzt und du klickst „Weiter“.
  12. Nun wird die Erkennung des TCP/IP-Ports automatisch ausgeführt. Das kann etwas dauern.
  13. Es erscheint ein Fenster mit dem Verweis „Zusätzliche Anschlussinformationen erforderlich“. Wähle „Benutzerdefiniert“ aus und „Weiter“.
  14. Warte etwas ab, bis „Druckertreiber installieren“ erscheint. Wähle Hersteller und Drucker aus. Sollte dein Gerät nicht aufgeführt sein, klicke „Windows-Update“ in diesem Dialogfeld. Hilft das nicht, musst du „Datenträger“ anklicken und den Treiber manuell installieren. Hast du ihn manuell von der Treiber-CD oder von der Hersteller-Seite per Download installiert, sollte dein Modell in der Liste erscheinen. Klicke „Weiter“.
  15. Du wirst aufgefordert, einen Druckernamen einzugeben. Wähle einen Namen und gib ihn ein. Beispiele: Netzwerkdrucker, USB-Netzwerkdrucker etc. Du solltest dir den Namen gut merken können. Klicke „Weiter“ und der Drucker wird installiert.
  16. Nun kommst du zur „Druckerfreigabe“. Der Drucker muss freigegeben sein, damit er in deinem Netzwerk von anderen Nutzern gefunden und verwendet werden kann. Klicke „Weiter“.
  17. Der Drucker wurde erfolgreich installiert. Nun kannst du eine Testseite drucken. Falls alles funktioniert, klickst du „Fertigstellen“ an, ansonsten folge den Dialogfenstern zur Problembehandlung.

Sobald du diese Schritte durchgeführt hast, erscheint der an den Router angeschlossene Drucker auf deinem Rechner auch in der Liste der „Geräte und Drucker“.

Übrigens: Ein WLAN-Drucker kann auch via Smartphone oder Tablet angesteuert und zum Drucken verwendet werden. Dafür benötigst du eine entsprechende App, die diese Funktion unterstützt.


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